De te verhuizen inventaris is overgebracht naar de een van Passies’ opslaglocaties. Hier worden de goederen beveiligd en temperatuur gecontroleerd in aparte opslagunits opgeslagen. Voor het opslaan van kunst wordt een speciaal voor deze kostbaarheden ingerichte kunst opslag gebruikt. Deze opslag voldoet aan alle eisen om kunst op een veilige wijze te conserveren. Passies beschikt in elke locatie over een uniek VBS (Voorraad Beheer Systeem). Dit systeem is 24 uur per dag 7 dagen per week operationeel en werkt ‘real time’ voor wat betreft de actualiteit van de inhoud.
De procedure is als volgt:
Kort voor de verhuizing moet plaatsvinden zal door de projectvoorman een digitale indexatie gemaakt worden van al het inventaris dat opgeslagen zal worden. De volgende eigenschappen worden genoteerd:
- Categorie (Bijvoorbeeld: tafel, stoel, bureau, specials etc)
- Naam artikel (Bijvoorbeeld: Bureaustoel)
- Omschrijving (Bijvoorbeeld: kleur zwart, met armleggers, afmetingen en volume). Ook kunnen activanummers genoteerd worden om zo op activanummer het desbetreffende artikel later terug te zoeken.
- Indexnummer.
- Lokatie en specificatie in de desbetreffende opslagruimte.
- Een foto van het item
- Datum van binnenkomst in opslag.
- Het systeem biedt ook de mogelijkheid het interne activanummer van het item in te geven zodat deze later hiermee terug te vinden is.
Op de verhuisdag worden de zaken voor opslag ingeladen en overgebracht naar de centrale opslaglocatie. De foto’s worden gekoppeld aan de indexatie en vervolgens door de back office online gezet.
Inventaris online te bekijken
De volgende werkdag zijn de opgeslagen meubels door de gemachtigden online te bekijken. Passies verstrekt kosteloos toegang tot online realtime informatie over hetgeen opgeslagen is (op de diverse opslaglocaties) bij Passies.
Beheerzijde VBS. Hierin kunnen de nieuwe meubels toegevoegd worden met foto en omschrijving.
Tevens wordt aan deze zijde een medewerker van de provincie toegevoegd die gemachtigd is in het systeem te mogen werken.
Speciale login voor uw medewerkers
De opdrachtgever zal gevraagd worden welke persoon gemachtigd is met het systeem te werken (maximaal 3 medewerkers). Voor deze medewerker(s) zal een login en wachtwoord aangemaakt worden die in verband met de veiligheid in 2 verschillende emailberichten aan de desbetreffende persoon verstrekt wordt.
Met deze inloggegevens kan de medewerker online inloggen op het voorraad beheer systeem.
De medewerker komt direct in de complete inventarislijst terecht. De lijst kan verfijnd worden door een categorie te kiezen. Met deze optie heeft men een totaal overzicht van bijvoorbeeld alle typen bureaus in opslag.